Règlement intérieur

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Sommaire

1. Préambule
2. Origine
3. Objet
4. Ressources

– Adhésions
– Sponsors
– Annonceurs publicitaires

5. Administration

– Président
– Conseil d’Administration
– Bureau
– Membres du Bureau

6. Organisation de l’Association

– Accueil
– Adhérents
– Hôtesses de quartier
– Chargés d’activités
– Comité

7. Dispositions diverses

CHARTE DE L’ADHERENT

1. Préambule

Le règlement intérieur précise les statuts de l’Association. Il fixe les modalités pratiques de la vie de l’Association. Ses dispositions sont applicables à tous les adhérents de l’Association.
Le règlement intérieur est établi par le Bureau et soumis à l’approbation du Conseil d’Administration.
Une édition intégrale, mise à jour, figure en ligne sur le site de l’Association.
Depuis plus de trente ans l’Association fonctionne exclusivement avec des membres du Bureau féminins. Néanmoins toutes les fonctions sont ouvertes sans discrimination de sexe.

2. Origine

Houston Accueil est une organisation créée en 1979 par Marie-Louise Thiers, Présidente, Lorraine Darmayan, Vice-Présidente, Jeannine Chaban, Trésorière, Odette Ferrand, Secrétaire et Geneviève Payan, réglée par un code de l’honneur oral. Ce dernier a été formalisé lors du dépôt des « Articles of Incorporation » de l’Association auprès du Secrétaire d’Etat à Austin et enregistrés le 21 octobre 1985 sous le charter number 771534-1.

Houston Accueil est une association de droit texan à but non lucratif, fondée sur le bénévolat, libre de toute influence politique, confessionnelle ou commerciale, affiliée à la FIAFE (Fédération Internationale des Accueils Français et Francophones à l’Etranger). Son Conseil d’Administration et sa gestion du Bureau sont indépendants des appuis matériels et moraux qui lui sont accordés.

3. Objet

Le but de Houston Accueil est d’accueillir, d’informer et de promouvoir la compréhension et l’amitié entre ses adhérents français, francophones, francophiles et les citoyens américains. En organisant des activités, des événements et des rencontres, l’Association permet à ses adhérents de rencontrer d’autres français expatriés mais aussi des francophones de la région d’accueil et de faciliter l’intégration des familles dans le milieu américain. C’est un lieu de rayonnement de la langue et de la culture française, constituant un organe d’informations et de renseignements sur la vie pratique de tous les jours, à l’exclusion des demandes d’emploi, de stage ou de logement.

Houston Accueil s’adresse à tous, sans aucune distinction sociale, politique, confessionnelle ou de nationalité.

4. Ressources

Les ressources proviennent des cotisations des adhérents et de dons de sponsors pour le fonctionnement de l’Association d’une part, des annonces publicitaires contribuant au financement des moyens de communication (journal, annuaire, brochure, etc) d’autre part.

Adhésions

Il est possible d’adhérer à tout moment de l’année.
Le montant des cotisations est fixé par le Trésorier et le Président, en accord avec le Bureau.
Le renouvellement de la cotisation des adhérents est dû au 1er juillet et au plus tard le 30 septembre de chaque année. Au-delà de cette date limite, les personnes n’ayant pas renouvelé leur adhésion ne bénéficieront plus des activités et des publications.
A partir du 1er janvier, la cotisation est à demi-tarif.
Les cotisations doivent être payées par chèque ou en espèces. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé.

Sponsors

Il peut être fait appel à des sponsors pour aider à organiser des événements particuliers.

Annonceurs publicitaires

Il est donné priorité aux annonceurs dont l’activité présente un intérêt direct pour les adhérents ou la communauté francophone. Le tarif des annonces est fixé chaque année par le Bureau pour couvrir les frais d’impression et d’envoi du journal, de l’annuaire et de toute autre publication votée en Conseil d’Administration.

En cas de dissolution de l’Association, les fonds restant inemployés seront reversés à une association caritative ou de recherche médicale, à but non lucratif, sur décision du Conseil d’Administration.

5. Administration

L’administration de Houston Accueil est régie par un Conseil d’Administration et un Bureau.

Président

Le Président de l’Association est également le Président du Conseil d’Administration.
Il est obligatoirement francophone.
Il coordonne les actions de l’Association et propose les axes stratégiques. Il est investi de tous les pouvoirs nécessaires à la conduite des affaires de l’Association.

Il préside les réunions du Bureau, du Comité et du Conseil d’Administration. Il représente l’Association auprès des autres organismes extérieurs (Etat du Texas, Consulat, FIAFE, autres associations, Chambre de Commerce, …). En son absence, il délègue ses pouvoirs à un Vice-Président.
Le Président veille avec le Trésorier sur les comptes de l’Association et détient la signature du compte bancaire.
Le Président est coopté par le Bureau et sa nomination fait l’objet d’un vote à la majorité des Administrateurs du Conseil d’Administration. Le mandat d’un an, renouvelable deux fois, court du 1er février au 31 janvier.

Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration est un organe de contrôle et de validation de l’activité de l’Association.
Le Conseil d’Administration se compose du Président de l’Association et de trois administrateurs au minimum, douze au maximum. Sont membres ex officio du Conseil d’Administration : le Consul Général et son adjoint, le Président sortant de l’Association lorsqu’il est toujours domicilié à Houston. Peuvent s’y ajouter des représentants de société ayant du personnel expatrié francophone et des membres honoraires.
Les membres du Bureau sont invités, sans droit de vote.
Les administrateurs sont cooptés et leur nomination fait l’objet d’un vote à la majorité des administrateurs présents ou représentés. Ils sont disponibles afin d’être consultés par le Bureau pour les affaires relatives à la conduite de l’Association.
Un membre du Conseil d’Administration désirant donner sa démission doit le faire par écrit au Président du Conseil d’Administration et propose son remplaçant.

Le Conseil d’Administration se réunit deux fois par an au minimum. Le Président ou tout administrateur peut demander la convocation d’un Conseil d’Administration en réunion exceptionnelle.

Les membres du Conseil d’Administration reçoivent un rapport annuel sur l’activité de l’Association lors de la réunion du Conseil d’Administration de mai. Ce rapport annuel comporte un rapport moral décrivant les projets menés pendant l’année ainsi que le bilan comptable provisoire de l’Association. A l’automne, un rapport annuel financier définitif (bilan et compte de résultat) et le budget prévisionnel de l’exercice en cours sont soumis à l’approbation du Conseil d’Administration. Un quitus moral est accordé en mai et un quitus financier à l’automne.

Les décisions sont soumises à un quorum de la moitié des administrateurs présents ou représentés, le Président de l’Association ayant seule voix prépondérante en cas d’égalité des voix.

Bureau

Le Bureau est composé du Président de l’Association, d’un ou plusieurs Vice-Présidents, d’un Trésorier, d’un Secrétaire Général, d’un Gestionnaire du fichier, d’un Webmestre, d’un Responsable du journal, d’un Responsable des annonceurs, d’un Responsable de l’accueil, d’un Responsable des hôtesses, d’un Responsable des activités. Tous les membres du Bureau peuvent potentiellement occuper une fonction de Vice-Président, à l’exception du Trésorier.

Un responsable ne peut cumuler plus de deux activités au sein du Bureau. Les fonctions de Président, Secrétaire Général et Trésorier ne sont pas cumulables entre elles.

Chaque membre du Bureau, y compris le Président, est nommé par cooptation et doit être bénévole. A l’exception du Président, la fonction des membres du Bureau n’est pas limitée dans la durée. La nomination au sein du Bureau se fait avec l’accord de la majorité des membres du Bureau, au vu des compétences et de la disponibilité du candidat.

Des commissions peuvent être ponctuellement créées en fonction des besoins (exemple : réédition du Guide de bienvenue). Le responsable d’une commission peut être invité à participer à une réunion de Bureau ou de Conseil d’Administration.
Chaque membre du Bureau tient informé le Président du bon suivi de son activité. Ce dernier peut intervenir auprès des membres pour préserver la bonne entente et la bonne tenue de l’Association dans le cadre des activités qu’ils ont acceptées.

Le Bureau dispose des pleins pouvoirs pour la gestion au jour le jour de l’Association dans les limites fixées par les statuts.

Le Président ou un membre du Bureau pourra se rendre tous les ans à l’Assemblée Générale de la FIAFE à Paris afin d’y entretenir des liens privilégiés avec son Association.

Membres du Bureau

Vice-Président. Le ou les Vice-Présidents se verront confier des missions par délégation du Président. Ils peuvent également remplacer temporairement le Président en cas d’absence de celui-ci.

Trésorier. Le Président et le Trésorier ont conjointement le pouvoir d’ouverture, de gestion et de fermeture des comptes bancaires de l’Association. Le Trésorier exerce ses fonctions sous la responsabilité du Président. Il reçoit délégation du Bureau pour exercer son mandat. Il assure la tenue des comptes de l’Association. Les comptes bancaires fonctionnent sous la seule signature du Trésorier ou du Président jusqu’à un seuil fixé par le Conseil d’Administration à 1000 $. Au-delà de ce seuil de 1000 $, les comptes bancaires fonctionnent sous la signature conjointe du Président et du Trésorier.
Il doit mettre à disposition ses livres de comptes à tout Administrateur de l’Association qui en fait la demande.

Secrétaire Général. Le Secrétaire Général a la responsabilité des comptes rendus des réunions de Bureau, du Comité, du Conseil d’Administration et de toute commission créée par le Bureau. Cela implique la rédaction, la diffusion et la conservation des comptes rendus. Il réalise toutes les opérations administratives qui lui sont déléguées par le Président.

Gestionnaire du fichier. Il gère la base de données des adhérents, enregistre les adhésions, les départs et autres informations relatives aux adhérents. Il centralise les inscriptions aux divers événements organisés par l’Association. Il est responsable de la publication de l’annuaire paraissant en octobre. Il a en charge la relève du courrier de la PO Box de l’Association.

Webmestre. Il assure en temps réel la mise à jour du site internet de Houston Accueil (calendrier, rubriques, petites annonces, pages professionnelles, album photo, etc).

Responsable du journal. Il a en charge la coordination et la réalisation des journaux de l’Association.

Responsable des annonceurs. Il assure le suivi, l’actualisation et la relance des annonceurs pour le journal, l’annuaire et le site Internet.

Responsable des hôtesses. Il coordonne et dynamise l’action des hôtesses qui assurent l’accueil par quartier. Il est également responsable de l’envoi aux adhérents des messages électroniques d’informations générales.

Responsable des activités. Il coordonne l’ensemble des bénévoles chargés des activités, les contacte régulièrement pour recueillir les informations relatives au fonctionnement de chaque activité (thème, date et lieu). Il réalise le calendrier mensuel des activités figurant sur le site Internet et le journal. Il est le contact privilégié des bénévoles souhaitant prendre en charge une activité, nouvelle ou déjà existante.

Responsable de l’accueil. Il assure la responsabilité de la permanence hebdomadaire de l’Association. Il organise des rencontres tout au long de l’année permettant l’accueil des nouveaux venus par les anciens (café de lancement des activités en septembre, café d’au revoir en mai, …). Il est un contact privilégié des futurs et nouveaux adhérents.

Le rôle de chaque membre du Bureau est précisé dans des définitions de fonction.

Les décisions de Bureau sont prises à la majorité des membres présents ou représentés du Bureau avec un minimum de 50 % des membres du Bureau.

Archives de l’Association. L’Association doit garder une comptabilité complète et exacte, les comptes rendus de toutes les réunions et le fichier des adhérents. Cela incombe respectivement aux Trésorier, Secrétaire Général et Gestionnaire du fichier.

6. Organisation de l’Association

Accueil

Le pré-accueil, par message électronique adressé à infos@houstonaccueil.net est un contact privilégié établi à distance avec l’Association pour ceux qui projettent de venir s’installer à Houston.

Une permanence hebdomadaire est proposée gratuitement à toute personne francophone à Houston. Un membre de l’Association assure l’accueil et répond aux questions de vie pratique de tout nouvel arrivant, facilitant son installation et son orientation, et l’informe sur l’Association.

Chaque nouvel adhérent est ensuite orienté vers son hôtesse de quartier.

Adhérents

Est adhérente chaque personne à jour de sa cotisation annuelle, courant du 1er juillet au 30 juin, et qui s’engage à respecter le Règlement Intérieur de l’Association et la Charte de l’adhérent.

Hôtesses de quartier

Leur mission est d’accueillir les nouveaux adhérents de leur quartier qui leur sont signalés par le Gestionnaire du fichier, de les informer sur les aspects pratiques du quartier, de répondre aux questions et de favoriser les rencontres avec les autres familles du quartier. Elles font la promotion des activités de l’Association. Les hôtesses sont ainsi un lien de proximité entre les adhérents et l’Association.
Un budget annuel est attribué par le Bureau à chaque quartier en fonction du nombre de familles et fait l’objet d’une comptabilité sur justificatifs présentés au Trésorier.

Chargés d’activité

Tout adhérent de Houston Accueil peut proposer de créer, de poursuivre ou de reprendre la gestion d’une activité si celle-ci est en sommeil.
Les activités, occasions de sortie et événements sont aussi divers que les compétences et la disponibilité des adhérents de l’Association.
Un budget est attribué par le Bureau pour chaque activité et fait l’objet d’une comptabilité sur justificatifs présentés au Trésorier.

Comité

Le Comité est composé des membres du Bureau, des hôtesses de quartier et des chargés d’activité.
Il se réunit au moins deux fois par an, notamment à l’automne pour déterminer les grands événements de l’année et en mai pour organiser les remplacements des bénévoles.
Les membres du Comité sont bénévoles et ont les mêmes obligations que les adhérents de l’Association.

7. Dispositions diverses

Perte de la qualité d’adhérent

En cas d’infraction aux statuts ou pour motif grave, le Bureau peut décider de la radiation d’un adhérent. Cette exclusion peut être décidée au cours d’une réunion exceptionnelle de Bureau à laquelle 51 % des membres du Bureau doivent être présents ou s’être fait représenter en adressant une procuration écrite ; chaque membre du Bureau ne peut accepter plus de deux procurations. En cas de ballottage, le Président a pouvoir de décision.

Responsabilité

Houston Accueil ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable en cas d’incidents survenus lors de visites, sorties ou autres activités.

Liste des baby-sitters

La liste des baby-sitters publiée par l’Association ne peut être utilisée qu’à des fins de baby-sitting. Elle est réservée aux membres de l’Association et à leurs enfants âgés de plus de 14 ans.
Houston Accueil décline toute responsabilité et ne serait être tenu pour responsable en cas d’incident ou d’accident survenu lors d’un baby-sitting.
Pour les enfants mineurs voulant figurer sur la liste de baby-sitting, il est demandé aux parents ou tuteur légal de signer une décharge dégageant ainsi Houston Accueil de toute responsabilité et de poursuites éventuelles en cas d’incident ou d’accident survenu lors d’un baby-sitting.

Chiens

Les chiens ne sont pas admis lors des sorties familiales, y compris lors du Grand Accueil de rentrée.

Le présent règlement intérieur a été établi par le Bureau et soumis à l’approbation du Conseil d’Administration en date du 18 novembre 2010.

Amendement : Ce règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’Administration par un vote à la majorité.

Un exemplaire est remis à la FIAFE à Paris.

CHARTE DE L’ADHERENT

Je suis à jour de mon adhésion.

Je participe dans la bonne humeur aux activités de Houston Accueil, conscient du travail bénévole accompli par les responsables des différentes activités et dans le respect des règles de sécurité.

Je préviens le responsable de l’activité de ma présence ou de mon absence, tout particulièrement lors d’occasions telles que sortie ou repas.

Je réponds rapidement aux invitations aux différents événements organisés par Houston Accueil (soirées, sorties, …) afin d’en faciliter l’organisation et d’éviter le travail de relance.

Je préviens le gestionnaire du fichier de tout changement de coordonnées (adresse, téléphone, email, …) afin de recevoir entre autres le journal, les programmes et courriers.

Je n’utilise pas l’annuaire des membres ou les listes de diffusion à des fins commerciales ou professionnelles.